单元格、Excel表、数据透视表或数据透视图都可以连接到外部数据源(数据源：用于连接数据库的一组存储的“源”信息。数据源包含数据库服务器的名称和位置、数据库驱动程序的名称以及登录数据库时所需的信息。)。您可以刷新数据以更新此外部数据源的数据。每次刷新数据时，您都可以看到数据源中最新版本的信息，包括对数据所做的任何更改。
安全性 当前，您的计算机可能禁用了与外部数据的连接。要在打开工作簿时刷新数据，必须使用“信任中心”栏以启用数据连接，或者将工作簿放置在受信任位置。
打开工作簿时自动刷新数据
可以在打开工作簿时自动刷新外部数据区域，并可以选择在保存工作簿时选择不保存外部数据，从而减小工作簿文件的大小。
单击外部数据区域中的某个单元格。在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。
单击“使用状况”选项卡。选中“打开文件时刷新数据”复选框。如果要在保存工作簿时保存查询定义，但不保存外部数据，请选中“保存工作表前，从查询表中删除外部数据”复选框。
注释 要在打开工作簿时刷新数据透视表中的数据，还可以使用“数据透视表选项”对话框的“数据”选项卡上“‘数据透视表数据’部分”下的“打开文件时刷新数据”。
刷新多个外部数据区域
在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“全部刷新”。
如果有多个打开的工作簿，则必须在每个工作簿中单击“全部刷新”以刷新外部数据。
刷新导入的文本文件中的数据
选择包含导入文本文件的工作表。在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“刷新”。在“导入文本文件”对话框中选择文本文件，然后单击“导入”。
定期自动刷新数据
单击外部数据区域中的某个单元格。在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。
单击“使用状况”选项卡。选中“刷新频率”复选框，然后输入每次刷新操作之间的分钟数。
刷新外部数据区域时要求密码
存储的密码是不加密的，我们不建议您使用。如果您的数据源 需要密码 (密码：一种限制访问工作簿、工作表或部分工作表的方法。Excel 密码最多可有 255 个字母、数字、空格和符号。在设置和输入密码时，必须键入正确的大小写字母。)才能连接，那么您可以要求在刷新外部数据区域之前输入密码。此过程不适用于 从文本文件 (*.txt) 或 Web 查询 (*.iqy) 检索的数据。
单击外部数据区域中的某个单元格。在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。
单击“定义”选项卡。清除“保存密码”复选框。
注释 Microsoft Office Excel 仅在每个 Excel 会话中首次刷新外部数据区域时提示输入密码。下次启动 Excel 时，如果打开包含查询的工作簿并尝试进行刷新操作，则会提示您再次输入密码。
在后台或您等待时运行查询
通过在后台运行查询，您可以在运行查询时使用 Excel。
注释 不能在后台运行 OLAP 查询。
单击外部数据区域中的某个单元格。在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。
单击“使用状况”选项卡。选中“允许后台刷新”复选框以在后台运行查询。如果清除该复选框，则在您等待时运行查询。
注释
停止查询 若要阻止查询在关闭“允许后台刷新”的情况下运行，请按 Esc。停止后台刷新 若要停止正在后台运行的查询，请双击状态栏 (状态栏：屏幕底部的水平栏，其中显示有关程序当前状态的信息，如窗口中项目的状 态，当前任务的进程，或有关选定项目的信息。)上的“后台刷新”图标，以显示“外部数据刷新状态”对话框，然后单击“停止刷新”。录制宏 当录制包含查询的宏 (宏：可用于自动执行任务的一项或一组操作。 可用 Visual Basic for Applications 编程语言录制宏。)时，Excel 不会在后台运行查询。要更改录制的宏以使它在后台运行，请在 Visual Basic 编辑器 (Visual Basic 编辑器：一种环境，用于编写新的 Visual Basic for Applications 代码和过程，并编辑已有的代码和过程。Visual Basic 编辑器包括完整的调试工具集，用于查找代码中的语法、运行时和逻辑问题。)中编辑宏，然后将查询表对象的刷新方法从“BackgroundQuery := False”更改为“BackgroundQuery := True”。有关编辑宏的信息，请参阅 Visual Basic 帮助 (Microsoft Visual Basic 帮助：要在 Excel 中得到 Visual Basic 帮助，指向“工具”菜单中的“宏”，然后单击“Visual Basic 编辑器”。在“帮助”菜单上，单击“Microsoft Visual Basic 帮助”。)。
检查刷新操作的状态或取消刷新操作
若要检查刷新的状态，请双击状态栏上的“后台刷新”若要取消查询，请按 Esc。
刷新脱机多维数据集文件
刷新脱机多维数据集文件 (脱机多维数据集文件：创建于硬 盘或网络共享位置上的文件，用于存储数据透视表或数据透视图的 OLAP 源数据。脱机多维数据集文件允许用户在断开与 OLAP 服务器的连接后继续进行操作。)(即根据服务器多维数据集中的最新数据重建多维数据集文件)不仅耗时，而且需要大量的临时磁盘空间。请在不需要即时访问其 他文件时启动此过程，并确保有足够的磁盘空间来重新保存文件。
单击基于脱机多维数据集文件的数据透视表报表。在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“刷新”。