当我们填写一些清单的时候，比如学生的成绩单，编辑过的汇票，柜台的销售清单等。如果加上一些提示信息、发现错误时自动警告信息、数据填写时自动验证其有效性、特殊数据保护等功能。这样人性化，智能化的形式，肯定会受到大家的喜爱。但是怎样才能轻松做出这样的表呢？其实实现起来并不难，只要你善于利用Excel中提供的保护机制和友好的提示功能。
以学生成绩单为例，建立如图1所示的工作表，放在校园网中，要求各任课教师自己输入学生的各种成绩。考虑到有些人对电脑操作不太熟练，为了最大限度地减少在输入过程中可能出现的错误，有必要对这个工作表采取一些保护措施。
加入提示信息
图1中可输入数据的部分，如C5∶H7，需加入一些提示信息，对操作者加以引导。步骤：选择准备加入提示信息的单元格区域，单击菜单?数据?→[有效性]→[输入信息]，在对话框中填上相应的提示信息，然后按?确定?。以后，只要在工作表中选中包含提示信息的单元格或单元格区域，其提示信息就会显示出来(如图2)，友好地对操作者进行引导。
图1
对单元格加以约束
为了尽量减少出错的可能，我们可以设定单元格能够接受的数据范围。选择准备对数据加以限制的单元格区域，单击菜单?数据?→?有效性?→?设置?，弹出对话框(如图3)，这样就限制了这部分单元格区域可接受的数据为0~100之间的数值。万一无意输入了超出这个范围的数据，Excel是不会买你的账的，它会像法官一样严肃地警告你“输入值非法”，进而拒绝接收这个错误的数据。其实这个提示信息是可以修改的，让我们把它改得更有人情味吧。
图2
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设置出错警告信息
还是选择同样的菜单，在对话框中单击“出错警告”选项卡，如在标题写上“出错了!”及出错信息写入“小心点哦!”。这样，当发生错误时，就会弹出图4，这个信息框是不是改变了严肃、冷冰的面孔而更有人情味了?
图3
保护特殊数据
图4
图1中除了测验1~测验3、作业平均、段考成绩、期考成绩外，其余的数据均不允许教师修改，可采取如下办法对它们加以保护。1、选择所有要保护的单元格区域，然后选择菜单?格式?→[单元格]→[保护](如图5)。2、选择所有允许修改的单元格区域，重复选择前一次的菜单，将“锁定”的复选框不选中，即不“锁定”单位格。3、选择菜单?工具?→?保护?→?保护工作表?，弹出图6，确保带圈处一定要选中。如果有必要，还可加密码，然后单击?确定?。这样，就既把不允许修改的数据保护起来，又不妨碍允许修改部分的数据输入了。
图5
图6
于是，你的工作表就既有人情味，又有护身符了，做到了自由修改与必要的约束(保护)之间的和谐统一。无论别人怎么操作，工作表都不会被搞得面目全非，你就放心喝茶去吧。