Excel工作表应该在打印前预览。打印预览可以看到普通视图看不到的内容，避免错误，提高打印质量，快速更改许多打印设置。预览时，页边距将以虚线的形式显示，以便于调整。以Excel 2003为例，介绍了Excel文件打印设置的一般方法，旨在增强文件的可读性。
1. 建立页眉和页脚
工作表的页眉和页脚包含了许多有用信息，例如报表的页码或工作表标题等等，用户只需单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框的 “页眉/页脚”选项卡。如果需要使用内置的页眉和页脚，就要打开“页眉”或“页脚”下拉列表，从中选择“第1页”、“第1页，共?页”之类的内容。如果需要自行建立自己的页眉和页脚，可以单击“自定义页眉”或“自定义页脚”打开对话框。两者的布局和功能是完全相同的，其中间排列着十个按钮。最左边的按钮用来设置文本的字体格式，最右边的按钮用来设置图片的大小等格式，中间从左到右的八个按钮可以插入页码、日期、时间等内容。
2. 让每一页都打印出标题行
一个由多页组成的表格，通常需要在每一页上都打印出标题行：执行“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”标签，在“顶端标题行”后面的方框中输入：:(这里假定第2和第3行为标题行，$符号在英文状态下，用Shift+4组合键输入)，确定退出，再打印时，系统会自动为每一页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域，就可以为每一页添加上列标题。
3. 使所有数据可见
如果某一单元格中的文本或数字超出了列宽，那么打印出来的文本将被截断，打印出来的数字则会显示为“######”。为此，打印之前必须确保工作表中的所有数据可见。如果发现了某一列的宽度不够，只需将光标放到该列列标右侧的边线处，待光标变成双向光标后双击边线，即可自动增加列宽以适应数据的长度。也可以单击“格式”菜单中的“单元格”命令。打开“单元格”对话框的“对齐”选项卡，选中“文本控制”下的“自动换行”，即可使数据自动换行以适应列宽。
4. 使用容易查看的格式
国内的各种报表习惯设置网格线，我们可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，选中“打印”下的“网格线”即可。也可以选中需要设置网格线的所有单元格，单击Excel“格式”工具栏中的“边框”下拉按钮，打开对话框从中选择需要的边框样式。另外，屏幕显示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格边框设置为彩色，但是使用黑白打印机进行报表打印，最好使用对比度较高的颜色，否则打印出来的内容就不够清晰。另外，也可以打开 “页面设置”对话框的“工作表”选项卡，选中“打印”下的“单色打印”，从而提高彩色打印的清晰度。
5. 使报表居中
如果使用的打印纸能够容纳整个报表，就可以设置水平居中或垂直居中。前者可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，选中“居中方式”下的“水平”复选项，后者可以选中“居中方式”下的“垂直”复选项。两者同时选中时，报表会在纸张上同时使用水平居中和垂直居中。
6. 调整报表四周的空间
Excel报表的四周包括页边距和上、下的页眉、页脚六个部分。如果我们需要改变页边距或页眉和页脚，可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，改变其中上、下、左、右和“页眉”、“页脚’的数值。也可以单击Excel工具栏中的“打印预览”按钮，打开预览窗口单击“页边距”按钮，显示页面的页边距的尺寸柄，根据需要拖动至需要的宽度为止。
7.打印不连续的单元格(区域)
如果仅仅需要将一些不连续的单元格(区域)中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格(区域)，选中多个不连续的单元格(区域，如A2.B2:C8.D10……)，然后选择“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格(区域)分开，打印在不同页面上(即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上……)。如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图”→“视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加” 按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称(如“打印”等)，确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中 “打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。
8.打印不连续的行(或列)
有时，需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击行(列)标，选中不需要打印出来的多个不连续的行(列)，右击鼠标，选“隐藏”选项，将其隐藏起来，然后再执行打印操作就可以了。
9.将公式打印出来
如果要将单元格中的公式打印出来，则执行“工具”→“选项”，在“视图”标签中，选中“公式”选项，确定退出。此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，而是显示出具体公式，执行打印操作，即可将公式打印出来。
10.一次打印多个工作表
在按住Shift(或Ctrl)键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续(或不连续)的工作表，进行正常的打印操作，即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中，选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。
11.使工作表适应页宽
如果打印预览时发现工作表的宽度超过了页面，可以尝试以下方法使工作表适应页宽：一是将打印方向更改为“横向”。二是缩小工作表的大小以适应页面。方式仍然是打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“缩放”下的“调整为”，并在“页宽”框内输入“1”。确定后即可预览页面以观察字体大小是否合适了。三是减小页边距以及页眉(页脚)的宽度。我们可以按上面介绍的方法打开“打印预览”窗口，单击其中的“页边距”按钮显示页边距的尺寸柄，根据需要将其拖到所需的宽度即可。四是隐藏报表中某些不需要打印的列。我们只需选中这些列，单击“格式→列”子菜单下的“隐藏”命令。报表中的其他列就会占用被隐藏列的位置，从而使原本不能打印的内容能够打印出来。此后，只要单击“格式→列”子菜单下的“取消隐藏”命令，就可以显示被隐藏的列。
12.打印范围的快速选定
打印范围的选定：光标停留在需要打印范围的左上角，先Ctrl+Shift+→，再Ctrl+Shift+↓，需要调整则用Shift+↓和→来增加没有文字区域的行或列。
宽度超宽的Excel文档的打印设置，可能遇到需将左边两列设置为固定格式的情况，可以在页面设置中将顶端行和左边列同时设定，将文档定义为多页宽，一页高，就可以打印出漂亮的宽文档了。
