学校准备统计一些学生的一些基本信息。为了实现快速录入，避免以往统计的格式混乱，在Excel 2007工作表中学生所在的院系和班级准备使用下拉列表进行录入。学校分四个系，每个系十几个班。如果把这些信息都放在一个列表里，现在一定很麻烦。所以计划每个部门和班级都要用一个列表，部门输入后，对应的列表里只有该部门的班级，而不是全校所有的班级。
经过试验，我使用定义序列使这个问题很快得到了解决，数据的输入工作也因此轻松很多。
一、建立基础数据表
首先我们选中一个工作表，双击其工作表标签，将其改名为“基础数据”。然后将四个科室的班级名称依次分别输入在A列至D列的单元格中，每一科室单独一列。科室的名称可放在该列的最上面一行。在E1单元格输入“科室”，并在其下方单元格中分别录入各科室名称。如图1所示。
图1
选中A列单元格区域，然后点击功能区“公式”选项卡“定义的名称”功能组“定义名称”按钮右侧的小三角形，在弹出菜单中选择“定义名称”命令，打开“新建名称”对话框，如图2所示。确认在对话框“名称”输入栏为“微机科”后按确定按钮关闭对话框。这样就可以把A列单元格区域定义为“微机科”了。
图2
用同样的方法选定B、C、D各列，分别以各科室名定义相应的单元格区域。
选定科室所在的E列，将该列区域定义为“科室”。
二、使用序列实现快速准确录入
现在回到目标工作表，以图3所示表格为例。选中B2:B6单元格区域，点击功能区“数据”选项卡“数据工具”功能组“数据有效性”按钮右下角小三角形，在弹出菜单中选择“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。
图3
单击对话框中“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，并在“来源”下的输入框中输入“=INDIRECT($B$1)”，如图4所示。
图4
选中C2:C6单元格区域，仍然打开“数据有效性”对话框。所有设置与图4所示相同，这是要把“来源”中的公式修改为“=INDIRECT($B2)”。要注意公式中引用方式的不同。
经过此番设置后，当我们把鼠标定位于B2:B6区域中某单元格时，会在该单元格右侧出现下拉按钮，我们可在此下拉列表中选择输入科室名称。而我们单击C2:C6区域中某单元格的下拉按钮时，则会显示当前科室的班级列表，如图5所示。
图5
用这个方法，可以快速且准确地完成数据的录入，方便有效。
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