Microsoft Office Excel连接外部数据的主要优点是可以在Excel中定期对这些数据进行分析，而不是重复复制数据，不仅耗时而且容易出错。连接到外部数据后，您还可以从原始数据源自动刷新(或更新)Excel工作簿，而不管数据源是否已用新信息更新。
安全性您的计算机可能禁用与外部数据的连接。若要在打开工作簿时连接到数据，必须通过使用“信任中心”栏或者将工作簿放在受信任位置来启用数据连接。
在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“现有连接”。将显示“现有连接”对话框。
在该对话框顶部的“显示”下拉列表中，执行下列操作之一：若要显示所有连接，请单击“所有连接”。这是默认选项。 若要只显示最近使用的连接的列表，请单击“此工作簿中的连接”。此列表是从以下连接创建的：已经定义的连接、使用数据连接向导的“选择数据源”对话框创建的连接或者以前在该对话框中选择的连接。
若要只显示计算机上可用的连接，请单击“此计算机的连接文件”。此列表是从通常存储在“我的文档”中的“我的数据源”文件夹创建的。
若要只显示网络上可访问连接文件的可用连接，请单击“网络的连接文件”。此列表是从 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站上的ExcelServices 数据连接库 (DCL) 创建的。DCL 是 Microsoft Office SharePoint Services 2007 网站上的一个文档库，其中包含一个 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc) 的集合。DCL 通常由网站管理员设置，网站管理员还可以将 SharePoint 网站配置为在“外部连接”对话框中显示此 DCL 中的 ODC 文件。有关详细信息，请参阅 Office SharePoint Server 2007 管理中心帮助。
如果没有看到所需的连接，则可以单击“浏览更多”以显示“选取数据源”对话框，然后单击“新建源”启动数据连接向导，从而创建连接。
注释如果从“网络的连接文件”或“此计算机上的连接文件”类别中选择连接，则连接文件将作为新工作簿连接复制到工作簿中，然后将用作新连接信息。
选择所需的连接，然后单击“打开”。将显示“导入数据”对话框。
在“请选择该数据在工作簿中的显示方式”下，执行下列操作之一：若要创建表以进行简单排序和筛选，请单击“表”。 若要创建数据透视表以通过聚合及合计数据来汇总大量数据，请单击“数据透视表”。 若要创建数据透视表和数据透视图以可视地汇总数据，请单击“数据透视图和数据透视表”。 若要将所选连接存储在工作簿中以便今后使用，请单击“仅创建连接”。使用此选项将选定的连接存储到工作簿中以备后用。例如，如果要连接到联机分析处理 (OLAP) 多维数据集数据源，而且打算通过使用“转换为公式”命令（在“选项”选项卡上的“工具”组中，单击“OLAP 工具”）将数据透视表单元格转换为工作表公式，则可以使用此选项，因为不必保存数据透视表。
注释这些选项并非对于所有类型的数据连接（包括文本、Web 查询和 XML）都可用。
若要将数据透视表放在新工作表中，并以单元格 A1 为起始位置，请单击“新建工作表”。 或者，可以通过以下方法来更改连接属性：单击“属性”、在“连接属性”、“外部数据区域”或“XML 映射属性”对话框中进行更改，然后单击“确定”。