打开相应的Excel文件，如下图所示。比如性别和部门两列的相对值是相对固定的。比如部门是男是女。输入工作表某一区域的男女信息和部门信息，如财务、会计等。一般这些信息要放在工作表的底部或者不用的区域，然后隐藏起来，以免被误删除或者误修改。这里为了方便解释，把它放在大家都能看到的地方。
选中性别列，然后点击最上方菜单栏上的“数据”，然后点击下方工具栏上的“数据有效性”，如下图所示：
在弹出的“数据有效性”窗口中，点击“允许(A)”下方的下拉列表框，选择“序列”
然后在“来源(S)”下方点击右角的那个选择数据区域的图标来选择数据的来源，比如性别，我们就选中之前步骤1中输入男女的这块区域，最后点击“确定”按钮。
回到Sheet表中，可以看到在性别列对应的单元格中，可以直接从下拉框中选择性别数据了，无需每次单独输入。
对于“系别”列的设置步骤类似，设置好的效果参见下图：
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