该单位经常使用Excel对分压数据进行统计，每次统计后要校对上百个中低压数据。如果用眼睛校对，很容易出错。利用Excel的“文字转语音”功能，软件可以自动上报数据，不仅不出错，还减少了劳动量。首先打开Excel，点击视图工具语音显示文本到语音工具栏。因为安装Excel时此功能不是默认的，所以第一次安装此功能时会提示您插入Office安装光盘。安装后，打开文本到语音转换工具栏。首先，用鼠标选择数据文件中第一个要朗读的数据。然后根据资料的排列，选择是按行朗读还是按列朗读。设置完成后，单击工具栏最左侧的“读取单元格”按钮。朗读时，被朗读的单元格会显示为选中状态，也可以流利地朗读中文。英语是一个字母一个字母的读，这样可以检查英语单词的拼写是否正确(见图)。
该功能还可以一边输入数据一边来进行语音校对，只要点击一下工具栏最右面的“按回车开始朗读”按钮，使其为选中状态，这样在完成一个单元格的输入后按回车，Excel就会自动来朗读这个单元格中的内容。
朗读默认是男声，如果不喜欢，可以通过系统里的设置改为女声，打开控制面板中的“语音”项，在里面的“语音选择”来选择一下语音，然后点击下面的“预览声音”就可以听效果了，而且还可以设置语音的朗读速度，完成后点击确定按钮就可以了。
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