电话会议如何使用？电话会议注意事项

对于在500强以及外企工作的小伙伴而言，电话会议是一件必须掌握的技能，但是很多小伙伴对电话会议都十分头疼。

那么，到底如何用英语开conference call呢？怎样做才能看起来像个专业人士呢？下面和小沃一起了解一下吧。

工具篇：通话工具选择、如何使用？

既然是电话会议，那么一定要有电话才能。

一般来说，上档次一点的外企一般使用的电话工具有 Skype，Face Time，Tinychat，Google Talk 或者WebEx 这几种。

而这几种里面，Skype是运用范围最广的。所以，首先我们稍微讲讲Skype。

Skype是微软公司推出的电话软件，可以允许不同国家、地区的人打越洋电话，资费相对于传统的国际漫游要便宜的多。

要使用Skype，首先需要创建一个个人账号，一般hotmail的邮箱注册即可。有了账号之后，就需要充值（在国内，支付宝就能充值）。然后就有账户点数，相当于个人账户余额，之后就可以打电话了。

一般情况下，只要账户有余额、网络连接顺畅，就能打电话了。如果想要实现多人通话的功能，只需要在Skype中选择 “会话— 开始多人会话” 即可。

要点篇：电话会议注意事项

1. 打电话前先做好准备。

如果你是新手，不怎么熟悉电话工具，打电话前一定要充分学习电话软件的特点，各个功能键的用法，最好做个test call, 防止正式电话会议中出洋相。

2. 拟好agenda列表，事前模拟。

如果你是职场新人，打conference call前一定要打好草稿，列出预期要讲的bulletin points，并学会设想对方可能问到的问题，提前在脑子里过一遍。

3. 如果是 audio conference call, 当你不发言的时候，记得按mute键，这样显得更专业，并且让你专注于听别人正在讲什么。

4. 如果是video conference call，请保持职场仪态。认真倾听，适当点头，显示你有认真参与其中。

5. 使用商务语言，简洁明了。电话会议最重要的目的是交流工作，所以要切忌使用深奥、复杂的词汇和句型。

流程篇：英文电话会议流程、礼仪

一通电话会议，其实都是有标准的流程，只要你掌握了起承转合、流程规范和相关话术表达，你也能轻松hold住，不用担心怯场。

下面，我们来依次介绍下相关流程，以及各个流程下该说什么。

1．Introduction 开头寒暄

首先就是介绍自己，以及一起参与电话会议的人员。

当然，如果还有其他对方不熟悉的人员也在电话会议中，也要介绍。

比如：

Hi Marty. This is Larry from Microdot Technology. I’m calling in with Jimmy Wayne, Susan Francis, and Lou Denver. [Pause to allow them to greet]. We also have the Chief Financial Officer, James Fitzpatrick, calling in from LA.

Marty你好，我是Microdot科技公司的Larry，现在和我一起的还有Jimmy Wayne, Susan Francis, and Lou Denver。

参加此次电话会议的，还有洛杉矶的首席财务官 James Fitzpatrick.

2．Get to the Point 切入正题

然后切入主题，大致介绍下此次电话会议的主要内容，以及你希望达成的效果。

比如：

Okay. So we want to come up with a strategy for the Cutlas Software buy out. We need to iron out how we’re going to handle transferring the money and drawing up the contracts. Our legal team needs to coordinate with our financial officers, and then I need to sign the paperwork. This is going to be a team effort for all of us on the call.

好了。现在我们一起来讨论下Cutlas软件公司并购策略。我们先要弄清楚如何汇款，合同如何草拟。我们的法务部门需要和财务人员合作，我还要签署一些法律文件。这需要在座所有人的共同努力。

3. Plan Speaking Order Ahead of Time 事前定好发言顺序

计划好每个人的发言顺序。最好提前发送电子邮件，告知一下大家顺序，这样开会的时候，就不会出什么差错了。这样一方面能防止突然冷场（avoid dead air），不小心越过谁谁谁。

4. Steer Discussion Successfully 引导话题走向

的确，你已经制定好大体的发言顺序了。

但是，一旦对话展开，可能就不受你控制了。那么，如何有礼貌地引导对话方向非常重要（shape the flow of the conversation in a polite way）。一种办法就是认同前一个人的论点，然后将对话引入其他方向，这样比较自然。

比如：

These are all good ideas we’re throwing out, but we need to focus on the main goal.

这些都是非常棒的想法，但是我们需要聚焦在主要目标上。

5. Give a Summary of the Call 总结电话会议内容

电话会议临近结束的时候，总结下此次会议达成的目标，特别要强调通过电话会议，大家离目标如何更进一步，并且记得列出未来的目标。

并且给出下一次会议的明确时间（Give a tentative date for when you’ll meet again），谢谢大家抽出时间参加电话会议。