当你在Excel中输入数据时，有时会遇到很多重复的数据。例如，有一个工作表，其中第一列显示任务名称，第二列显示任务执行者，第三列显示执行者的性别。其中，任务执行者是固定数量的交替执行的人，性别明显不是男就是女，同样具有重复性。这种情况下，可以设置Excel数据的有效性，既可以避免重复输入，又可以保证不会出错。
首先将光标移到“性别”一列的顶部，这时光标变成向下的箭头，此时点击将全选这一整列。
切换到“数据”选项卡，点击其中的“数据验证”，从下拉菜单中继续点击“数据验证”。
在弹出的数据验证对话框中，将验证条件中“允许”设置为“序列”，并在来源中直接输入“男,女”(不含外侧引号，中间以英文逗号隔开)。
现在在输入性别时，不用一个一个手动输入，只需要点击下拉按钮，然后从下拉项中直接选择就可以了。
扩展技巧1：
除了上述直接输入可选项外，还有一种方法，就是在Excel表格的某处先行输入各选项。然后同上操作，全选“执行者”这一列，并调出数据验证对话框，设置验证条件为“序列”。在“来源”一项中，此处不再直接手工输入，而是点击其右侧的彩色按钮，然后选中表格中已经录入好的数据项，这几个数据项的位置将自动显示在数据验证框中，再次点击其右侧的彩色按钮确认，返回到数据验证完整对话框中，点击“确定”即可。
此时在“执行者”，不需要一个一个输入执行者姓名，点击下拉按钮然后进行选择就可以啦。
扩展技巧2：
如果强行输入已经设置好的数据验证之外的数值，系统就会弹出警告，指数据验证不匹配，以确保输入的正确。
如果觉得上述提示框中的警告过于生硬，其实你还可以定制自己的提示语。在数据验证对话框中，切换到“出错警告”，可以选择警告的样式，也可以随意设置警告提示语。
怎么样，这个Excel的数据验证是不是很有用?对了，这一功能在WPS中同样适用，不过在WPS里，它叫作“数据有效性”。