办公自动化是指任何一种技术或软件，可以使办公或工作相关的流程更高效、更省时。它涵盖范围广泛的产品和服务，从数据存储和访问控制到薪资处理、办公楼维护等等。
安装设备以使你的办公环境自动化，一开始可能会感到令人生畏。别担心，关键是从基本的东西开始，然后逐步深入。以下是最适合用于提升办公环境的四种办公自动化软件和产品。
1.入口处的IP可视对讲
租户及其员工将受益于通过 IP 对讲机访问大楼的业务。有了IP门禁系统，租户可以使用智能手机为自己和客人开门，而无需安保人员或接待员参与。视频组件使租户能够在允许访客进入之前直观地确认他们的身份。
作为物业经理，你可以在电脑上远程管理访问权限和活动。此外，IP对讲机与物业管理软件集成，这样你就可以从一个地方监测和控制大楼的所有方面。这意味着，你可以在一个仪表板上看到门禁记录、房租名册、维修请求和其他建筑运营信息。
2.项目管理软件
基于云的项目管理工具允许员工组织和跟踪他们的任务和项目的进展。这有助于团队成员对任务相互负责，设定最后期限并在团队工作中进行协作。
项目管理软件使企业内不同部门更加专注工作，生产率更高。这样的程序还可以用在物业管理层面上，以跟踪建筑维护维修、清洁和垃圾清理的班次，以及租户的准入过程。
如果将项目管理软件与OA系统结合，能够真正实现精细化管理。8Manage项目管理可与任何 OA 系统实时对接，实现单点登录、统一审批流与文档管理。若你没有 OA 系统或原有的 OA 系统已落后，8Manage OA + 项目管理一体化可为你提供包含 OA+项目管理的先进功能，不但可以实现准确的量化管理，还可以实时追踪每项工作的执行细节与结果。
3.房间或办公桌预订平台
随着混合工作模式的普及，许多企业正在缩减规模，搬到不一定能同时容纳所有员工的小型办公室。因此，他们需要一种方法让员工预留工作空间，避免办公室过度拥挤。
一个解决方案是使用会议室和办公桌的预订平台。这些平台可以帮助你避免日程安排的重叠，因此没有人会不小心走进正在开会的房间，或占用别人预订的办公桌。
最重要的是，空间预订平台使管理办公空间和使用的过程自动化。租户将不需要比较无数的时间表来寻找会议室的可用时间。此外，在可预见的未来，你将可以获得实时占用分析和空间预订数据。
4. 工作流程管理软件
工作难免会有重复、乏味的部分。工作流程管理软件可以检测到多余的任务，并将工作流程映射到理想状态。工作流程管理软件的一个例子是客户电子邮件平台，每当客户填写网站表格或下载内容时，该平台就会自动向客户发送信息。
尽可能地将工作流程自动化，可以让员工更专注于工作中的创新和创意方面。工作流程自动化并没有消除对员工的需求。相反，它使员工能够充分释放潜力，更聪明、更高效地工作。
结论
虽然你可能无法使办公室的每个方面都实现自动化，但使用办公自动化软件将一些最耗时的任务自动化将有助于简化你的工作场所，从而使你的员工能够进行更多的创新和成长。
8Manage OA办公自动化软件可以在企业已经采用的办公工具（例如文字处理器和演示工具）之上为你提供以下功能：
电子沟通和协作工具：在整个组织内提供动态信息展示窗口以及无缝且持续的沟通流程，从而提高前台和后台的工作效率。
电子表格和工作流程：允许你为不同的目的定义不同的表格模板，轻松存储、搜索和检索这些管理表格及其相关文档。
电子办公管理：提供调度和任务管理功能，使企业可以轻松分配和监控任务，以及收集和分析绩效数据。
与业务自动实时连通：可与客户、销售、项目、采购等实时互连，业务信息实时通知相关人员，自定义公文流转与审批流。
如果使用得当，8Manage OA办公自动化软件可以简化数据存储、办公室维护、人员配备、设施管理、薪资等方面的工作流程。最终，你和你的团队可以节省时间、提高生产力并确保业务高效运行。